Como faturar nas licitações? Certamente, uma pergunta feita com frequência por muitos licitantes no Brasil. Se pensarmos que para faturar nas licitações é necessário aumentar a sua participação nas compras públicas, e mais do que isso, licitar com estratégia, sabendo escolher o edital certo para a sua empresa, então, sim, o uso da tecnologia pode te ajudar a alcançar resultados incríveis.
Uma pesquisa elaborada pela Deloitte com cerca de 500 empresas que, juntas, acumulam receitas equivalentes a 35% do PIB do Brasil, aponta que 96% da intenção do setor é centrar recursos na área de tecnologia, como aplicativos, sistemas e ferramentas de gestão, o que otimiza o tempo e reduz gastos desnecessários.
As licitações são desafiadoras. Se pensarmos em um processo totalmente manual, reduzimos ainda mais as chances de aumentar as vendas para o governo. Por isso, a automação de processos está presente em nosso dia a dia há tanto tempo, sendo uma realidade do século XXI para empresas de todos os ramos de atuação – inclusive para simplificar processos burocráticos das licitações.
Com uma solução de automação para licitantes, a Effecti potencializa a sua participação nas compras públicas, aumentando as suas chances de faturar nas licitações. Por meio da Minha Effecti, empresas como Altermed e Boston Scientific tiveram oportunidade de participar de inúmeras licitações, com ótimos resultados financeiros.
Neste artigo preparamos um estudo de caso de clientes que utilizam a plataforma de automação da Effecti e de que forma ela contribui para potencializar os resultados de vendas para a Administração Pública.
Os maiores desafios para faturar nas licitações
É comum que surjam alguns desafios para as empresas que desejam faturar nas licitações – principalmente quando a participação em processos licitatórios ocorre com processos manuais. Veja só os principais desses desafios:
Encontrar oportunidades
As oportunidades de licitação podem aparecer em qualquer momento. O Brasil é um país enorme e a Administração Pública precisa abrir licitações para fazer a compra de produtos ou contratação de serviços. E isso vale para as esferas distrital, federal, estadual e municipal.
Mas como encontrar todas as licitações que podem gerar oportunidades para o seu negócio? Manualmente, é quase impossível ficar de olho em todos os portais de licitação, não é? Para as empresas que buscam aumentar o seu faturamento com licitações, encontrar as licitações certas para o seu negócio é fundamental.
Solução
A Minha Effecti tem a solução para esse desafio. Com a funcionalidade Encontrar, capturamos mais de 500 mil novas oportunidades de negócios todos os meses, aplicamos filtros inteligentes e enviamos a você apenas avisos de licitações que tenham relação com os produtos e serviços da sua empresa.
Essa foi a solução adotada pela Bali Comercial, empresa varejista especializada em móveis de escritório:
“A Effecti nos ajudou a aumentar a eficiência com as negociações públicas. As ferramentas da plataforma, como por exemplo a pesquisa – da etapa Encontrar – fez com que nós aumentássemos a gama de produtos e nossa área de atuação, aumentando nossos negócios em 50%”
Monitoramento do chat do pregoeiro
Você já participou de várias licitações simultaneamente e ficou perdido para monitorar todas as movimentações do chat dos pregões? Esse é um dos grandes desafios para faturar nas licitações, que também foi notado pela Daten, referência em fornecimento de tecnologia para o governo:
“O acompanhamento era realizado manualmente, onde cada site era aberto e os processos consultados. Com isso, perdíamos prazos porque não conseguíamos responder tempestivamente às convocações.”
Para a Boston Scientific, também era o maior desafio enfrentado no ramo das licitações: conseguir acompanhar todas as mensagens do pregoeiro de maneira efetiva. Thalita Sestarolli – Especialista de Licitações na Boston, conta que todo o processo era feito de maneira manual, o que demandava muito esforço da equipe para a atividade:
“Tínhamos dificuldade em realizar o acompanhamento de todos os chats que estavam em andamento, fazíamos isso de forma manual, e precisávamos dispor de mais recursos da equipe para esta atividade”
Solução
Com as soluções da Effecti, a Daten passou a monitorar e responder em tempo hábil todas as convocações do chat, não perdendo mais oportunidades de negócio, além de evitar possíveis sanções administrativas.
Alertas visuais e sonoros avisam agora a empresa sempre que ela é citada no chat dos pregões e garantem que nenhuma convocação ou avisos dos prazos legais passem despercebidos.
A Daten sabe bem que, para obter sucesso nas compras públicas, é preciso aliar equipe e tecnologia. A parceria com a Effecti trouxe a conexão ideal para potencializar os negócios com a Administração Pública.
“Para obtermos o sucesso nas licitações precisamos de uma equipe competente e engajada e ferramentas que agilizem tanto o cadastro como o acompanhamento dos processos. E a plataforma da Effecti contribui nisso, otimizando o tempo para maiores chances de ganhos e, consequentemente, o alcance de resultados mais expressivos.”
Para a Boston estar atento a todos os chats dos pregões era um dos maiores desafios enfrentados pela equipe da Thalita. Foi a partir desta necessidade que a empresa buscou uma ferramenta de automação para monitorar todo o processo e ter maior controle sobre os chats.
“Foi justamente a necessidade de ter um Monitoramento de Chat mais eficaz, de forma a otimizar o tempo que levávamos para acessar a todos os portais/chats, além de ter maior precisão na comunicação. Optamos pela Effecti pelo fato de ser a plataforma mais completa e com mais funcionalidades.”
Atualmente a Boston Scientific faz uso das 4 etapas do processo licitatório que são otimizadas pela Minha Effecti. Porém a empresa destaca que o alto desempenho do Monitoramento de Chat foi fator decisivo para a implementação das demais funcionalidades.
“Utilizamos o Monitoramento de Chat, a Carga Automática de Propostas, e o Robô de Lances. O Monitoramento de Chat foi nossa primeira necessidade, e diante de seu resultado altamente positivo, decidimos implementar os demais recursos. Todos os recursos mencionados acima, otimizaram os nossos resultados operacionais e contribuíram para uma participação mais efetiva em pregões e consequentemente mais vantajosa para o mercado público.”
Falta de crescimento nos negócios
A lógica é bem simples: quanto mais uma empresa participa de licitações e consegue sair como vencedora, maior é o seu faturamento.
O desafio é justamente conseguir crescer no mercado de compras públicas. Para a Bali, participar de licitações e fornecer seus produtos para a administração pública parecia um negócio promissor. E sem dúvida é. De acordo com o Painel de Preços, o portal de dados e informações do Ministério da Economia, em 2020, somente em cadeiras foi contratado o valor de mais de 27 milhões de reais.
Porém, a Bali Comercial tinha potencial para aumentar ainda mais o seu faturamento em vendas para o governo.
Solução
A parceria entre a Bali Comercial e a Effecti impactou significativamente o processo de licitar da empresa varejista:
“Nós da empresa Bali Comercial já somos parceiros da Effecti há muitos anos. A Effecti veio para agregar valores dentro da nossa empresa, porque desde então a gente tinha uma certa dificuldade e demanda grande na área de licitações. Precisava-se de muita mão de obra para fazer o cadastramento de propostas e acompanhamento dos chats.”
Atualmente a Bali Comercial também fornece, além de móveis para escritório, equipamentos de telefonia e comunicação, artigos de iluminação, equipamentos e suprimentos de informática, dentre outros tantos produtos. O alcance das suas negociações também foi ampliado com a automatização do seu processo de licitação. De Paulínia podem agora fornecer para todo o Brasil.
“A Effecti veio para nos ajudar nisso, com o monitoramento, com as oportunidades nas pesquisas. São ótimos os filtros que conseguimos fazer, atendemos o Brasil todo justamente porque a Effecti deu essa oportunidade através dos filtros. Hoje a gente já consegue filtrar os produtos específicos da nossa área, tornando mais fácil a logística para nossa empresa. Esses filtros facilitaram bastante, então com isso a empresa acabou agregando muitos negócios e isso nos fortaleceu muito.”
As soluções da Effecti para faturar nas licitações
Acabamos de ver como a plataforma de automação da Effecti contribuiu com os principais desafios que podem surgir no caminho para faturar mais com as licitações. Mas você já sabe como funciona a solução da Effecti?
Para ilustrar melhor como funciona a solução da Effecti, podemos usar o exemplo da Altermed, empresa fornecedora de artigos hospitalares. A equipe da Altermed conseguiu participar de mais de 200 processos licitatórios em apenas uma semana. E isso não seria possível sem a ajuda de uma plataforma como a Minha Effecti!
A plataforma potencializou o desempenho da Altermed com a automação das 4 principais etapas do processo licitatório:
- Encontrar: A Altermed consegue receber centenas de avisos de licitações diariamente com a ajuda da plataforma Effecti.
- Cadastrar: Consiga uma redução de até 80% em tempo gasto ao cadastrar suas propostas diretamente em portais tudo centralizado dentro da Minha Effecti.
- Disputar: Com o Robô de Lances a Altermed conseguiu aumentar seu faturamento com estratégias inteligentes de disputa.
- Monitorar: Com o módulo da Effecti de notificações e monitoramento do chat pregoeiro, a Altermed consegue ficar atenta e não perder nenhuma solicitação via chat!
“São inúmeros processos que foram melhorados com o auxílio das ferramentas, tudo o que temos tem ajudado significativamente, jamais conseguiríamos, com o número de colaboradores que temos hoje, participar de mais de 200 licitações em uma semana, sem o auxílio das ferramentas da Effecti!” – Maicon Cordova Pereira
Quer conhecer melhor cada uma dessas funcionalidades? confira a seguir:
1. Encontrar
Na etapa Encontrar, você receberá através de filtros inteligentes oportunidades todos os meses para o seu negócio. Nela você pode:
- Filtrar as palavras-chave relacionadas ao seu produto ou serviço, recebendo apenas os editais que lhe interessam;
- Escolher até quatro horários diários que deseja receber nossos e-mails com as novas oportunidades de negócio;
- Centralizar e gerenciar editais de diversos portais em um único lugar;
- Aprimorar os resultados, aplicando filtros avançados, a partir de exclusões e combinações de palavras;
- E ainda ganhar tempo para poder aplicar na gestão do seu negócio.
São mais de 1.300 portais monitorados e centenas de oportunidades capturadas por mês.
2. Cadastrar
Com a etapa Cadastrar, reduzimos em até 80% do tempo que você gastaria digitando as suas propostas nos portais. Aqui você cadastra a sua proposta com facilidade e agilidade. E nós as enviamos automaticamente aos portais.
Além disso, o nosso sistema também:
- Calcula os valores totais de cada item automaticamente, tornando ainda mais rápido esse processo;
- Faz o preenchimento automático dos campos de declaração de ciência, aquele que é obrigatório a cada página com 10 itens;
- Oferece mais facilidade e rapidez no orçamento de itens de grupo;
- Possibilita a importação do orçamento feito em planilhas, ou ainda através de digitação em uma interface mais amigável;
- É totalmente compatível com o sistema de ERP utilizado pela sua empresa. Além do envio da proposta automatizada, gerada em poucos cliques em PDF para enviar ao pregoeiro.
São mais de 200 mil propostas cadastradas por ano e mais de 72 mil propostas impressas.
3. Disputar
Na etapa Disputar, você automatiza o envio dos seus lances na fase aberta do pregão. Dispute com facilidade e segurança diversos pregões ao mesmo tempo utilizando uma estratégia inteligente para garantir a melhor lucratividade possível – aumentando sua competitividade e diminuindo muito a chance de erros.
O robô de lances da Effecti é diferente! Nossas principais vantagens são:
- Possibilidade de envio de lance com valor inferior ao mínimo desejado;
- Lances enviados de forma mais rápida, aumentando a chance de vencer a disputa;
- Sistema multi empresa. Com uma única aplicação, você pode disputar licitações de várias empresas e filiais;
- Visualização dos melhores lances do item e mensagens do chat, tudo isso dentro da própria plataforma.
4. Monitorar
Por fim, com a etapa Monitorar, você vai ver a sua vida de licitante mudar definitivamente. Chega de acompanhar as inúmeras mensagens de vários portais. Centralizamos todas elas em um único ambiente e emitimos alertas quando a sua empresa for convocada pelo pregoeiro. Desta forma você reduz as chances de perder grandes negócios e sofrer as temidas penalizações por não responder o chat. Nossa tecnologia de monitoramento é única! Nossos principais diferenciais são:
- Envios de alertas visuais e sonoros sempre que a sua empresa for citada no chat dos pregões, garantindo que não perca nenhuma convocação, ou prazos legais;
- Atualizações destacadas em diferentes cores, ajudando você a focar no que realmente precisa ser resolvido primeiro;
- Divisão clara entre as mensagens lidas e não lidas de uma licitação. Assim você não perde tempo lendo a mesma mensagem mais de uma vez;
- Destaques do nome da sua empresa e as palavras-chave encontradas, para facilitar a localização do que realmente interessa;
- Centralização do monitoramento de um grupo de empresas em um único ambiente. Ideal para quem presta consultoria, possui filiais, ou mais empresas.
Resultados alcançados com a Effecti
Vimos ao longo deste artigo como a Effecti contribui para uma participação mais efetiva em licitações. Com a automação de processos, nossos clientes conseguiram alcançar resultados incríveis. A Altermed conseguiu participar de mais de 200 processos licitatórios em apenas uma semana. Já a Bali Comercial ampliou suas vendas para o Brasil e aumentou seus negócios em 50%!
Veja só os números de 2021:
- + 61 mil novas oportunidades encontradas por mês;
- + 200 mil propostas enviadas;
- + 500 mil itens vendidos;
- + 28 bilhões arrematados;
- + 60 mil mensagens monitoradas por minuto.
Além disso, apenas no primeiro semestre de 2022 os clientes da Effecti já arremataram R$ 13.502.733.572.85.
Incrível, não é?Se você também quer faturar nas licitações, visite nossa página e solicite uma demonstração gratuita!
